Cómo radicar una solicitud
Guía paso a paso para presentar su trámite de cesantías en línea.
Antes de empezar
- Tenga a la mano su cédula de ciudadanía y sepa a qué régimen de cesantías pertenece (retroactivo o anualizado). Si no lo sabe, consúltelo con Gestión Humana antes de registrarse: de ese dato dependen los documentos que el sistema le va a pedir.
- Escanee o fotografíe los documentos con antelación. Se aceptan archivos PDF, JPG o PNG, de máximo 8 MB cada uno.
- Verifique que cada documento se vea completo y legible: el texto, los sellos y las firmas deben distinguirse con claridad. Un documento ilegible hará que su solicitud quede "Por subsanar" y se retrase.
- Tenga presente que no puede tener dos solicitudes del mismo trámite al mismo tiempo. Debe esperar a que finalice la primera.
Los 5 pasos
Entre a Crear cuenta y complete sus datos: cédula, régimen, nombres, dependencia (o instituto descentralizado, si pertenece a uno), cargo, teléfono y correo. El correo es importante: allí le llegarán el radicado y todos los avisos del trámite.
En la página de inicio verá las tarjetas con todos los trámites disponibles. Lea la descripción de cada una y haga clic en Iniciar solicitud en la que corresponda. Si no está seguro de cuál elegir, consulte la tabla de documentos que aparece más abajo en esta guía.
Diligencie los campos del formulario (monto, datos del inmueble, fechas, según el trámite). Marque las casillas que apliquen a su caso —por ejemplo, si la vivienda es de su cónyuge o si los estudios son para sus hijos—, porque de eso depende qué documentos le va a pedir el sistema.
Cargue cada documento en su casilla. La barra de progreso le muestra cuántos lleva y cuántos faltan; cada documento completado se marca en verde. El botón Radicar solicitud permanece bloqueado hasta que cargue todos los obligatorios.
Al radicar recibirá un número de radicado (por ejemplo CES-2026-000123) en pantalla y por correo. Guárdelo: con ese número y su cédula puede consultar el estado del trámite en cualquier momento desde Consultar radicado, incluso sin iniciar sesión.
Después de radicar
Su trámite pasa por varias etapas, que puede seguir desde Mis trámites. Cada vez que cambie de estado le llegará un correo:
Si su solicitud queda en Por subsanar, significa que falta algún documento o que alguno no quedó legible. Entre a Mis trámites → Ver detalle y allí verá la observación de Gestión Humana indicándole qué debe corregir. Recuerde que, una vez notificado el requerimiento, dispone de 1 mes para aportar lo que falta; de lo contrario se entenderá que desistió de la solicitud (Ley 1437 de 2011, art. 17).
Documentos por tipo de trámite
Esta es la lista completa. Los marcados como según su caso solo se le pedirán si aplican a su situación particular.
Reparaciones locativas, mejoramiento o construcción de vivienda (9 documentos)
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del funcionario
- Contrato de obra civil original
- Documento de identidad del contratista
- Documento de idoneidad del contratista
- Certificado de tradición y libertad
- Registro civil de matrimonio o declaración juramentada ante notario según su caso
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del cónyuge o compañero(a) permanente según su caso
- Certificación bancaria original del funcionario (solo aplica para los que pertenecen al régimen retroactivo) según su caso
- Certificación de saldo del fondo de cesantías según su caso
Compra de vivienda (8 documentos)
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del funcionario
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del promitente vendedor según su caso
- Certificado de existencia y representación legal según su caso
- RUT — Registro Único Tributario del vendedor según su caso
- Certificación bancaria del vendedor
- Promesa de compraventa
- Certificado de tradición y libertad del inmueble
- Certificación de saldo del fondo de cesantías según su caso
Cancelación de gravamen hipotecario (11 documentos)
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del funcionario
- Escritura pública de la obligación hipotecaria
- Certificado de tradición y libertad vigente
- Constancia del estado actual de la deuda
- Registro civil de matrimonio o declaración juramentada ante notario según su caso
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del cónyuge o compañero(a) permanente según su caso
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del acreedor según su caso
- Certificado de existencia y representación legal según su caso
- RUT — Registro Único Tributario del acreedor según su caso
- Certificación bancaria del acreedor
- Certificación de saldo del fondo de cesantías según su caso
Pago de impuesto predial (6 documentos)
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del funcionario
- Factura o liquidación oficial del impuesto predial pendiente de pago
- Certificado de tradición y libertad del inmueble
- Datos bancarios de la entidad recaudadora del impuesto predial
- Registro civil de matrimonio o declaración juramentada ante notario según su caso
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del cónyuge o compañero(a) permanente según su caso
Estudios (8 documentos)
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del funcionario
- Factura o recibo de cobro de matrícula pendiente de pago
- Acto administrativo de autorización y acreditación del programa según su caso
- Registro civil de matrimonio o declaración juramentada ante notario según su caso
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del cónyuge o compañero(a) permanente según su caso
- Registro civil de nacimiento del hijo según su caso
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad del hijo según su caso
- Certificación de saldo del fondo de cesantías según su caso
Cesantías definitivas (4 documentos)
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del funcionario
- Certificación de cuenta bancaria
- Constancia con factores salariales del último año según su caso
- Certificación de saldo del fondo de cesantías según su caso
Comunicación de cambio de fondo de cesantías (1 documentos)
- Fondo actual — Certificado del fondo de cesantías al que pertenece actualmente
Cesantías definitivas por muerte del servidor público (12 documentos)
- Registro civil de defunción del servidor público
- Registro civil de nacimiento del servidor fallecido
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del solicitante
- Información sumaria de testigos ante notario
- Certificación de cuenta bancaria del causahabiente
- Registro civil de matrimonio según su caso
- Declaración de unión marital de hecho ante notario según su caso
- Registro civil de nacimiento del hijo(a) según su caso
- Registro civil de nacimiento del causante que acredite el parentesco según su caso
- Poder debidamente otorgado por los causahabientes según su caso
- Poder especial y tarjeta profesional del abogado según su caso
- Certificado del proceso de sucesión según su caso
Avisos públicos de fallecimiento
Cuando un servidor público fallece, sus cesantías se reconocen y pagan a los causahabientes (cónyuge o compañero(a) permanente, hijos, padres). Para que nadie con derecho quede por fuera, la entidad publica un aviso durante un plazo determinado, conforme al artículo 212 del Código Sustantivo del Trabajo.
Los avisos vigentes aparecen destacados en la página de inicio y en la sección Avisos públicos. No necesita tener cuenta ni iniciar sesión para consultarlos.
El nombre del servidor fallecido, el cargo que desempeñaba, su dependencia, la fecha de fallecimiento, las fechas de publicación del aviso y los días que restan para reclamar. También se listan las personas que ya se presentaron como beneficiarias, indicando únicamente su nombre y su calidad —nunca su número de cédula.
Cuenta con 30 días contados a partir de la segunda publicación del aviso. Cada aviso muestra en pantalla cuántos días le quedan. Vencido ese término, el aviso se retira y el expediente continúa su trámite con los beneficiarios que se hayan presentado.
En el aviso encontrará el botón Me considero beneficiario(a). Al presionarlo, el sistema lo lleva a crear su cuenta (si aún no la tiene) y luego a radicar el trámite Cesantías definitivas por muerte del servidor público. Allí deberá indicar la cédula del servidor fallecido: ese número agrupa automáticamente su solicitud con la de los demás causahabientes en un mismo expediente.
Además de los comunes (registro civil de defunción, registro civil de nacimiento del fallecido, su cédula, información sumaria de testigos ante notario y certificación bancaria), el sistema le pedirá el documento que acredite su vínculo según la calidad que usted seleccione: registro civil de matrimonio, declaración de unión marital, o registro civil de nacimiento. Si el monto a reconocer es igual o superior a 50 SMMLV, también se exigirá el certificado del proceso de sucesión.
¿Necesita ayuda?
Comuníquese con la Subdirección de Gestión Humana — Departamento Administrativo de Desarrollo Institucional, o acérquese a la Ventanilla Única de la Gobernación del Valle del Cauca (Carrera 6 entre Calles 9 y 10, Edificio Palacio de San Francisco, Santiago de Cali).
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